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原标题:秉承匠心豪雅光学畅谈费用革新

浏览次数:199 时间:2019-09-10

  中国古代的建筑工艺最为人所惊叹的便是“榫卯结构”,用严谨的工艺契合明确的需求,而财务的“工匠精神”亦是如此。财务工具的升级,在提供便利之余更是加深合规的意识烙印。当合规性成为“潜意识”,费用管控将深植人心;而业务需求与费用管理也成为了彼此的榫(榫头)与卯(榫眼)。

  源自日本的豪雅(上海)光学有限公司(以下简称:“豪雅上海”)正是全球光学镜片行业中的佼佼者,公司成立于2003年,总部位于上海,在国内主要销售眼镜光学镜片以及提供相关产品的技术咨询和售后服务等。

  豪雅上海以强大的研发能力和优良的品质性能,秉持日系工匠精神,致力于光学镜片的创新和开拓,为不同视觉需求的消费者提供多方位的视力解决方案。在费用及成本开支方面,公司立志“开源节流”实行费用精细化管理,积极引用创新技术。高级财务经理张璐同样坚持“工匠精神”。于她而言,财务管理的价值在于以有限、有量的数据和资金,寻找更低投入、更高回报的财务新价值。“选择SAP Concur,就是因为财务管理团队相信选择专业的解决方案,可以在工作效率、财务分析、合规管控等方面为公司创造更大价值。“

  豪雅上海在国内是一家以销售光学镜片业务为主的贸易公司,拥有大约150名员工。销售团队和市场部门的员工会经常往返于国内多个城市做客户维护和市场调研。日常差旅费用总数额较大,主要集中在交通费、住宿费和客户招待费等,占公司总差旅费用支出的80%左右。面对频繁的差旅需求,传统的差旅预订和纸质报销模式难以满足,因此豪雅上海需要对整个差旅报销流程及模式进行转型。

  首先,报销流程延迟滞后。原有的报销流程耗时较长,员工要整理所有纸质单据及填写备注,核销步骤采用单线制,一份差旅报销需多位领导逐级确认,再转至财务部门核对单据,最后再发放款项。在实践中,财务部门有时会发现单据或其他事项错漏而驳回报销,申请人员不仅要再次核对和补充单据,出纳人员也要反复沟通和说明,导致报销流程十分耗时。

  其次,财务审核耗时较长,报销合规审核效率偏低。自报销申请开始,财务部需要审核员工职级、款项明细、支出原由等信息,对于金额不符合职级限定、重复提交的款项、以及非业务产生的支出等特殊事项,都需要额外的补充说明,并取得直属主管批准。每份费用报告的审查工作甚至要花费30分钟以上。

  第三,差旅费用数据分析有待提升。由于缺乏对差旅费用的系统数据支持,财务人员较难有效地提供明晰的费用分析,从而给予公司决策层清晰的洞察及业务建议。

  自豪雅上海为中国团队引入SAP Concur, 其便捷的移动端应用、完善的合规设置和顺畅的审批流程使员工满意度和财务管理效率得到提升。张璐强调,“在使用SAP Concur以后,公司对员工费用的管理得到显著提升,合规审核效率大幅提高,差旅费用在总运营成本的占比有所下降,差旅费用的数据分析更为简洁明了有效。”

  稳定顺畅的差旅预定和报销流程、高效便捷的手机端应用以及严谨合规的自动化流程,为费用管理带来诸多积极影响:

  员工满意度显著提升。在原先的费用审批环节,纸质文件的批复需要相关人员都在办公室才能执行,而且多个员工的审批申请也会加重部门领导工作负荷。SAP Concur的部署,很大程度上释放出报销流程中参与人员的灵活性,形成审批流程的多线并行新模式,错漏信息能够快速反馈给申请人,减少耗时。报销从开始申请到收到款项的周期大幅下降。移动端的应用也极大地满足员工对于便捷性的需求,无论何时何地,拿出手机就可以给单据拍照,上传到系统生成费用记录。

  财务工作效率提高。财务人员采用费用管理新模式后,可以清晰掌握费用明细和备注信息,而且系统可以从提交阶段就有效规避问题费用的申报,减少出纳人员在后期就问题费用与业务人员反复沟通的机率。同时,员工在手机端提交费用的使用频率增长显著,财务人员能通过系统实时看到费用数据,以便高效地展开核对工作,报告审核时间大幅缩短。

  费用管理更加精准。SAP Concur大幅提高费用数据的准确度和实时性,按客户需求提供不同阶段的数据分析报告。财务人员还可以快速捕捉差数额浮动较大项目、变动频繁的分项和市场开发重点地域等信息,对于业务部门的支持也从事后数据归总,变为事前战略分析和信息预测。针对差旅安排也能够进行较为准确的提前部署,为基层员工争取更多差旅福利体验。另外,公司会把不同职位层级的差旅与费用的金额限制设置在系统内,将合规理念融入到报销审批的每一个环节。

  SAP Concur对于豪雅上海而言,带来的不仅是实时获得的精细化费用数据,更是将数据的力量赋予到每笔费用信息当中。秉持匠心,财务部门期待未来在公司业务战略制定中释放更多价值。

  在过去的二十六年中,SAP Concur 为不同规模的企业提供了超越自动化、互联的体验,费用管理解决方案涵盖差旅申请、费用管理、对公支付、商业智能分析、预算管控和移动应用等。SAP Concur 的全球实践经验和业界领先的创新性,为客户提供节省时间的工具、前沿技术以及互联数据,并构建涵盖众多伙伴和应用的差旅生态圈,从而帮助客户始终在市场上抢占先机。SAP Concur全球拥有超过48,000家的企业客户,包括75% 以上的世界《财富》100 及 500 强企业,市场占有率超过50%。

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